新世代員工習慣用 Line、Messenger、Teams 等即時通訊軟體處理工作，然而這些「快速互動」如果少了禮貌或結構，容易造成誤解、壓力、甚至被貼上「不夠專業」的標籤。
以下是針對新世代的即時通訊職場建議，分為三個層次整理
一、你應該避免的行為（避免誤解與失禮）
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不建議用語 |
問題說明 | 改善建議 |
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「？」 |
太直接，像在質問 |
「想確認一下這件事，方便回覆嗎？」 |
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「在嗎？」 |
對方感覺被催促/ 被打斷 |
「方便的話，想請教一個小問題～」 |
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「幫我一下」 |
不清楚要做什麼/ 不具體 |
「想請你協助幫忙確認XX，謝謝！」 |
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「這個要處理一下」 |
沒有主詞/ 動作不明確 |
「我這邊發現XX問題，建議可以這樣處理，不曉得你怎麼看？」 |
| 「已讀不回」 | 不給對方回應空間，形成不信任 |
留言後加上「若你有其他想法也歡迎補充唷～」 等緩衝語 |
二、你可以這樣寫（精簡又有禮貌）
| 情境 | 推薦用語範例 |
| 提醒對方有件事尚未完成 | 「小提醒一下～這邊XX資料尚未收到，麻煩你了！」 |
| 想請求協助 | 「這部分有點卡關，想請教你的意見／經驗，可以嗎？」 |
| 對話結尾補一個禮貌收尾 | 「感謝你撥空看完／幫忙處理～辛苦啦！」 |
| 想表達自己的觀點 | 「這是我的初步想法，若有需要我可以再補充細節」 |
| 延後回覆他人 | 「我這邊稍後整理一下再回你，感謝耐心！」 |
三、職場即時通訊三大原則（你越做到，越加分）
- 有主詞、有行動、有對象
- 不說「幫我一下」，而是說「我這邊想請你幫忙確認一下人員出席表」
- 適度表達溫度感（但不過度 Emoji 化）
- 用語溫和比表情符號更有效：「麻煩你」、「謝謝你的協助」，效果比「～～～」更專業
- 回應要有頭有尾
- 不只是回 OK，要加「收到，我會在明天前處理好喔～」→ 展現進度感與負責任態度
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